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Die Organisation einer Outdoor-Veranstaltung ist nicht nur eine Frage der Idee und eines guten Programms, sondern vor allem der Fähigkeit, den Raum so zu gestalten, dass sich die Teilnehmer sicher, frei und wohl fühlen. Ob es sich um ein Konzert, ein Firmenpicknick, einen Straßenlauf oder ein Stadtfest handelt – eine ordnungsgemäße Kennzeichnung des Geländes und die Einhaltung der formalen Anforderungen sind ein absolutes Muss.
Bevor Sie mit der Planung Ihres Outdoor Events beginnen, ist es wichtig zu prüfen, welche Genehmigungen erforderlich sind. Je nach der Größe der Veranstaltung kann eine Anmeldung bei der örtlichen Behörde erforderlich sein. Außerdem muss das Gebiet entsprechend gesichert werden – der Securitydienst und die medizinische Hilfe sind obligatorisch. Findet die Veranstaltung auf einem Privatgrundstück statt, darf die Zustimmung des Eigentümers nicht vergessen werden.
Für einige Veranstaltungen, wie z. B. Marathons oder Konzerte können zusätzliche Genehmigungen erforderlich sein – z. B. für Straßensperrungen oder den Einsatz von Hochleistungsmusikanlagen. Es lohnt sich, die zuständigen Behörden im Voraus zu konsultieren, um Probleme in letzter Minute zu vermeiden. Außerdem müssen die Organisatoren an den Abschluss einer Versicherung für die Veranstaltung denken, um bei unerwarteten Ereignissen unvorhersehbare Kosten zu vermeiden.
Wenn Sie eine Veranstaltung im Freien organisieren, ist es wichtig, einen gut durchdachten Plan des Geländes zu erstellen. Die Zonen, die bei einer Veranstaltung im Freien eingerichtet werden, hängen zwar weitgehend von der Art der Veranstaltung ab, doch bestimmte Bereiche sind nicht wegzudenken. Unten finden Sie eine Aufstellung von Bereichen, die immer fest einzuplanen sind:
Ein solider Zaun ermöglicht, das Gelände zu strukturieren und den Teilnehmern ein Gefühl der Sicherheit zu vermitteln. Mit dem Zaun werden von den Organisatoren einzelne Bereiche abgetrennt und der Zugang zu den technischen Einrichtungen, Service- und Sonderbereichen beschränkt. Je nach der Art der Veranstaltung können zeitweilig Zäune, Barrieren oder andere Strukturen eingesetzt werden, um eine klare Grenze zu schaffen und den Verkehr zu regeln.
Absperrungen sind bewährte Mittel, die in den meist frequentierten Bereichen eingesetzt werden, wie z. B. in der Nähe der Bühne, des Eingangs oder der Schnellrestaurants. Sie erleichtern die Regelung des Verkehrsflusses und verhindern unkontrolliertes Gedränge.
Eine gute Ergänzung zu den Zäunen sind die Absperrband. Sie sind bei der optischen Abtrennung der einzelnen Zonen und bei der Abschirmung der einzelnen Bereiche, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, hilfreich. Hierzu gehören Nebenflächen, Lagerräume oder geparkte technische Fahrzeuge. Diese Lösung eignet sich für verschiedene Arten von Veranstaltungen – von Konzerten und Messen bis hin zu Firmen- und Sportveranstaltungen.
Bei der Einrichtung des Event-Geländes spielen auch Warn- und Absperrbänder eine wichtige Rolle. Die Warnband rot-weiß und schwarz-gelb signalisieren eine potenzielle Gefahr oder Zugangsbeschränkung. Aus diesem Grund werden sie oft in den Bereichen eingesetzt, die besondere Aufmerksamkeit erfordern. Die Warnband mit Aufdruck – z.B. mit einem Veranstaltungslogo oder Slogan – verstärken dagegen Ihre Corporate Identity und unterstreichen den professionellen Charakter Ihrer Veranstaltung.
Die Bänder eignen sich auch hervorragend zur Absteckung des Streckenverlaufs bei Sportveranstaltungen. Sie werden häufig bei Marathons, Radrennen oder Rallyes zur Markierung der Strecke, der Start- und Zielzonen und der technischen Bereiche verwendet.
Warnband Absperrband rot/weiß
Warnband Absperrband gelb/schwarz
Absperrband / Warnband individuell bedruckt 75mm x 100m
Eine fehlende klare Aufteilung des Geländes ist eines der häufigsten Probleme bei Veranstaltungen im Freien. Bei schlechter Kennzeichnung kommt es vor, dass die Teilnehmer auf der Suche nach einer Toilette, einem Ausgang oder einem medizinischen Versorgungspunkt hilflos herumirren. Oft gibt es auch zu wenige Durchgänge zwischen den Zonen, was zu Schlangen und Staus führt. Auch eine unzureichende Kennzeichnung von Notausgängen und Flucht- und Rettungswegen ist ein weit verbreiteter Fehler. Unzureichende oder fehlende Zäune erschweren die Zugangskontrolle und erhöhen das Risiko unerwünschter Situationen.
Eine durchdachte Organisation des Geländes sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung ohne unnötiges Chaos und Nervosität. Eine clevere Zoneneinteilung, eine gut sichtbare Beschilderung, eine entsprechende Umzäunung und die Verwendung von solchen Hilfsmitteln wie Absperrungen, Folien oder Klebebänder sind Faktoren, auf die es bei der Organisation eines Outdoor Events ankommt. Sie geben den Teilnehmern das Gefühl der Sicherheit. Jeder weiß, wo er sich gerade befindet. Und der Veranstalter behält eine bessere Kontrolle über die ganze Veranstaltung.